业务邮件跟踪管理


通过业务邮件跟踪管理,企业负责人能够直接看到所管辖员工的业务往来邮件,可以对域内特定的邮箱进行收发信的跟踪复制,从被跟踪邮箱发出的邮件或发往被跟踪邮箱的邮件都能被复制到指定邮箱中。域管理员点击〈业务邮件跟踪管理〉,页面右侧显示如下图所示用户管理界面,在此操作界面中,管理员可以完成对用户跟踪规则的各种管理功能,其中包括:
 
创建新的邮件用户跟踪规则。
删除已经存在的邮件用户跟踪规则。
修改邮件跟踪规则。

业务邮件跟踪管理
管理界面中首先显示的是已有用户的列表,如果是初次使用系统,则列表内容为空。
1
、通过点击〈上一页〉、〈下一页〉按钮,可以实现翻页,或输入页数,直接跳转到特定页
2
、通过点击列表上方的列名,可实现按该列内容对列表进行排序
3
、通过点击列表信息前方的多选按钮,或点击页面下方的"全部选中",选择部分或全部用户,再执行相应操作。
创建"业务邮件跟踪规则"
点击列表下方的〈添加〉按钮,可进入添加跟踪管理邮箱用户程序。
 
说明:
被复制邮箱:被设置业务跟踪的邮箱
跟踪接收邮箱:被设置业务跟踪的邮箱的邮件复制发往的邮箱
复制对象:输入需要业务跟踪的被复制邮箱
邮件复制到:被复制邮箱的收发的邮件被复制到指定跟踪接收邮箱中
复制发送的邮件:只复制被业务跟踪的邮箱发送的邮件
复制接收的邮件:只复制被业务跟踪的邮箱收到的邮件
可同时选择复制发送和接收的邮件。
复制全部邮件:全部邮件都被复制到指定跟踪接收邮箱
复制过滤邮件:只复制符合所设的过滤条件的邮件到指定跟踪接收邮箱
收件人包含文字:包含输入文字的邮箱地址的邮件将被复制
主题包含文字:包含输入文字的主题的邮件将被复制
填写完毕后,点确定按钮,就设置好了对一个邮箱账户的业务跟踪设置。
修改邮件跟踪复制规则 在图一中,点击要修改的复制对象名称,进入图二的操作界面,显示已有的规则内容。管理员可以查询和按照需要修改该用户的业务跟踪设置。
删除规则
在用户列表中选中要删除的用户,点击用户列表下方的〈删除〉按钮,针对该用户账号设置的业务跟踪将取消。
功能使用说明
跟踪接收邮箱不能设置自动回复;
认清哪些是跟踪复制的邮件,不要用跟踪接收邮箱给发信人回复。
新建复制规则需要遵循以下原则:
新建一条复制规则,必须输入复制邮箱和被复制邮箱;
输入的邮箱只能是用户名,如果输入的邮箱名含有@,则不能添加复制规则;
可以多选<复制发送的邮件><复制接收的邮件>,但必须选中其一,否则不能添加复制规则;
<
复制全部邮件><复制过滤邮件>只能选择其一,当选中<复制全部邮件>时,无论设置什么邮件过滤条件,这些过滤条件都无效;
当选中<复制过滤邮件>,可以按照邮件收件人或者主题包含的文字设置过滤条件,二者可以复选;
当选中<复制过滤邮件>,但没有设置任何邮件过滤条件,则不能添加复制规则。
本项功能中设置的跟踪接收邮箱不应设置自动回复功能。
邮件的复制,仅限于本域的邮箱地址
被复制邮箱和跟踪接收邮箱,必须是已经存在的邮箱,对于相同的跟踪接收邮箱和被复制邮箱间,只能存在一条复制规则。
当跟踪接收邮箱空间超容,系统自动发送邮件超容警告信,并丢弃发往跟踪接收邮箱的信件
复制邮件的过滤条件,可以按收件人地址、邮件主题包含的文字进行设置,每种条件可以包括多个字段,各个字段按照逗号进行分隔
收件人内容不做处理
对于管理员信箱admin@domainname发往本域的邮件,都不需要进行复制
对发往邮件列表的信,即xxx.ist这样的用户不进行复制
用一个跟踪接收邮箱跟踪多个邮箱,两个以上被跟踪邮箱收到同一封来信,跟踪接收邮箱只收到一封复制信件。