263企业邮局系统

域管理员手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

263网络通信股份有限公司

20067

 

 

 

 

 

 

 

 


目录

1.关于本文档... 4

1.1文档概要... 4

1.2读者对象... 4

2.域管理员功能概述... 4

3.管理功能详述... 5

3.1域管理员登录... 5

3.2 邮件用户管理... 6

3.2.1 用户列表... 7

3.2.2 添加用户... 8

3.2.3 帐户的批量导入和删除... 10

3.2.4 增值服务设置... 11

3.2.5 多用户名设置... 11

3.2.6 网络文件柜... 12

3.2.7 超大邮件账户设置... 13

3.2.8 删除用户... 14

3.2.9 启用/禁用用户... 15

3.2.10 用户查询... 16

3.2.11 用户信箱属性修改,部门修改... 17

3.3 域管理员管理... 18

3.4 企业邮件用户分级管理功能... 20

3.4.1 功能描述... 20

3.4.2 功能说明... 20

3.4.3 使用说明... 21

3.5 业务邮件跟踪管理... 23

3.5.1 业务邮件跟踪管理... 24

3.5.2 创建“业务邮件跟踪规则”... 24

3.5.3 修改邮件跟踪复制规则... 25

3.5.4 删除规则... 25

3.5.5 功能使用说明... 25

3.6 邮件用户高级管理... 26

3.6.1 信件检测... 27

3.6.2 察看地址簿... 28

3.7 域邮件列表管理... 29

3.7.1 添加域邮件列表... 30

3.7.2 修改域邮件列表... 31

3.7.3 删除域邮件列表... 31

3.8 域垃圾邮件拒收策略... 32

3.9 域页面个性化管理... 33

3.10 域欢迎信管理... 34

3.11 域公告管理... 35

3.12 域信息管理... 36

3.13 查看域日志... 38

3.14 批量任务管理查看... 38

 


 

1.关于本文档

1.1文档概要

     本文档为企业邮件系统的域管理员操作手册。在本文档中,介绍域管理员如何通过管理员界面,进行本域使用情况的统计、查询,并管理本域下所有的邮件账户。

1.2读者对象

     本文档的读者对象是企业邮件系统中的某个域的域管理员。我们假定读者已经掌握如下知识:

  Windows95/98/NT/2000等操作系统的使用

  ☉常用浏览器工具Microsoft Internet Explorer的操作使用

  ☉基本的InternetEmail的原理常识 TOP>>

2.域管理员功能概述

    在本邮件系统中实现分级管理,包括超级域管理员共可划分4级管理员,除超级域管理员外,其他管理员都有一个隶属关系,即一个管理员隶属于创建这个账号的域管理员,一个域管理员的权限不能多于其父管理员。

    按照此类分级权限判断的功能都有:

    < 邮箱用户管理 >

    < 邮箱用户查询 >

    < 域公告发送 >

    < 分部门管理 >

    < 管理域管理员 >

    其他的功能可以分配给任意管理员操作,不再按照分级的逻辑进行判断。在权限分配时,创建出的下级级管理员可拥有上述功能使用权限,当此二级管理员创建三级管理员时,只能在二级管理员拥有的权限范围内进行分配。也就是说,管理员权限是逐级包含递减的。

3.管理功能详述

3.1域管理员登录

管理员在浏览器的“地址栏”输入地址http://263xmail.com/,在263企业邮件的首页面中点击〈管理员登陆〉,进入登录页面,如下图所示。注:图中URL地址和实际有所不同,实际操作中请以文字描述为准。 

     用户首先需要选择使用超级域管理员方式或域管理员方式进行登录。然后在用户栏中输入管理员帐号(格式为“用户名”+@+“邮件域名”)。

     每个域只有一名超级域管理员,其用户名为“admin”,密码在邮局开通时由服务商管理员协助设定,并显示在用户设置报告中,超级管理员在初此登录系统后可以修改密码。

     普通域管理员帐号由超级域管理员或具有管理员管理权限的普通管理员生成,用户名和密码由这些管理员进行定义。

     登录后进入域管理操作界面,如下图所示。注意:根据管理员的权限不同,部分管理员登录后功能菜单会比图示的功能少。为说明问题,在此说明书中使用的管理员拥有全部权限。

     域管理主界面分为左右两部分,左边部分是功能区,分为个人信息管理部分、本域帐户管理部分和域信息管理,其中本域管理部分列表显示的是域管理员可以使用的各项功能;选择某功能后,右边会显示相应功能的操作界面。当前页是默认的用户管理系统的欢迎页面。

3.2 邮件用户管理

域管理员点击〈邮件用户管理〉,页面右侧显示如下图所示用户管理界面。

列表中显示的用户信箱的缺省部门是“默认部门”或管理员有权管理的部门,点击部门名称可以将当前部门设置为其他部门,显示该部门的信箱列表。在此操作界面中,管理员可以完成对用户的各种管理功能,其中包括:

l         用户列表

l         添加用户

l         删除用户

l         用户详细信息查询与修改

l         用户禁用/启用

l         批量用户增加、删除 

l         为信箱开通“网络存储”功能

l         为信箱开通“超大邮件”功能

3.2.1 用户列表

MA域管理界面中选择“邮件用户管理”,进入域邮件用户列表显示界面。如果管理员可以管理多个部门,则缺省部门是按部门名称降序第一个部门的用户的列表。点击部门的名称更换当前部门,显示当前部门的用户列表。

       信箱账号的列表显示可以按不同的排序方式进行排序,点击“状态”、“邮箱名”、“用户姓名”、“注册时间”、“空间额度”将分别按对应的关键字进行排序,多次点击一个栏目名称可以更换升降排序的方式。

3.2.2 添加用户

点击列表下方的〈添加〉按钮,可进入添加邮箱用户程序。 

首先输入新用户名,比如shuomingshu,点击〈确认〉按钮,进入用户详细信息填写页面。 

按要求输入各项信息后,点击页面下方的〈提交〉按钮,完成邮件用户创建。其中的部门选项中可以显示此管理员可以管理的所有部门,选择一个部门作为此信箱账号的所属部门即可。 提交后界面如下:

       可以根据需要对此信箱账号进行增值功能设置或继续添加新用户,或返回用户列表的模式。

3.2.3 帐户的批量导入和删除

     批量操作主要为需要成批开通大量信箱账户的管理操作提供方便。通过文本文件的方式编辑批量账户的列表,通过批量操作一次性开通或删除列表中的账户。点击〈批量导入〉按钮,进入账号批量导入页面:

      按要求选择好账号文本文件后,点击页面下方的〈批量添加〉按钮或者〈批量删除〉按钮,完成邮件用户批量创建或删除。注意:批量管理中用户列表中信箱的个数不能超过1000个。

     账号的批量导入或删除操作,可以在通过〈批量任务管理〉查询。

3.2.4 增值服务设置

     管理员在添加用户成功后或修改用户信息时可以看到的提示,目前的增值服务包括:

l         多用户名设置

l         网络存储

l         超大邮件

3.2.5 多用户名设置

点击《多用户名设置》按钮,管理员可进入多用户名功能设置页面。管理员可以在用户邮箱原名的基础上再为该邮箱命名两个别名,多用户名不但有助于用户记忆邮箱名称,同时也便于企业对所有邮箱进行统一管理。

多用户名功能默认是关闭的,域管理员首先需将该功能开启,然后在文本框中输入邮箱别名用户名,点击〈提交〉按钮,用户邮箱别名即生效。每个用户最多可以定义2个邮箱别名。用户可以邮箱别名在邮件客户端软件收发邮件,或以邮箱别名认证登录Webmail

 

 3.2.6 网络文件柜

       网络文件柜是企业邮件集成的一项网络增值服务,如果购买了网络文件柜服务,用户可获得一定大小的网络磁盘空间,管理员可以通过点击〈网络文件柜设置〉按钮进入用户网络文件柜设置界面。

     界面中的文字信息包括:
    
☉企业网络文件柜的总空间数和剩余可分配空间数
    
☉当前用户网络文件柜服务状态——已开通/未开通
    
管理员可以在此界面中完成以下工作:
     1
.开通网络文件柜服务——对于尚未开通网络文件柜服务的用户,管理员输入分配给该用户的空间大小后,点击〈开通〉按钮,用户即可以使用该服务。
     2
.修改用户空间——如果需要改变用户网络存储空间的大小,管理员首先输入修改后空间大小的值,然后点击〈修改〉按钮,空间修改工作完成。
     3
.删除用户——管理员点击〈删除〉按钮,该用户的网络文件柜服务关闭,同时所分配的存储空间被释放。

3.2.7 超大邮件账户设置

     点击〈超大邮件设置〉出现超大邮件用户列表。列表中显示的是目前开通超大邮件的帐号列表,并提示共有超大邮件账号数量,已开通账号数,余下可开通账号数。

     用户也可以在用户列表中选中要开通超大邮件权限的用户,点击用户列表下方的〈超大邮件设置〉按钮,那么该用户帐号将被给予超大邮件权限。

3.2.8 删除用户

在用户列表中选中要删除的用户,点击用户列表下方的〈删除〉按钮,该用户帐号及所分配的邮箱空间将被删除。如下图:

3.2.9 启用/禁用用户

     如果要暂停用户使用邮箱或恢复暂停的用户,在用户列表中选择要进行操作的用户,点击列表中的〈禁用〉/〈启用〉按钮,即可完成相应操作。

如果用户被禁用,则用户暂时不能登录邮箱进行邮件收发操作,但该邮箱仍然可以接受到邮件。信箱用户被禁用后在用户列表中此信箱显示状态为红色的“禁用”,正常邮箱的状态为蓝色的“正常”。如下图:

3.2.10 用户查询

     管理员如需查询特定用户,可点击用户列表下方的〈查找〉按钮,进入如图所示的用户查询界面,输入查询条件后点击〈查询〉按钮,可以得到符合条件的用户列表。  

3.2.11 用户信箱属性修改,部门修改

     在用户信箱列表中选择或查找到欲修改的信箱后,点击信箱名称可以打开信箱的属性单,然后可以修改信箱的属性,比如信箱空间、信箱用户的信息、口令,或者进行部门的调整,在信箱的部门属性下拉列表中,直接选择目标部门即可。如果管理员没有目标部门的管理权限,则需要上级管理员处理或先将信箱用户转移到临时部门中。

3.3 域管理员管理

     超级域管理员是邮局默认的管理员,可以完成商务邮局的各项管理功能。超级域管理员可以定义一些普通域管理员帐号,通过权限定义实现部分或全部域管理功能。

     点击“域管理员管理”功能,进入如下图所示的界面。该界面中列出了已经存在的管理员列表,

l         选中某一个管理员帐号,可以实现对该管理员帐号的删除、开启、禁用等操作;

l         点击管理员名称,可直接查看和修改管理员信息;

l         新创建管理员的权限,不能多于其所隶属的管理员。

l         管理员除超级域管理员admin外,可以分为三级。

l         在屏幕右上部分的文本框中输入新“管理员名”,然后点击<添加>可进入添加管理员界面,定义新管理员帐号。

在以下界面中,可以定义一个新的管理员帐号,新管理员的定义可以有超级管理员或具有管理员管理权限的普通管理员进行。 

     ☉管理员帐号状态:可以定义该管理员帐号暂时禁用或重新开启。

     ☉登录IP限制:出于安全考虑,可以限制新管理员进行邮局管理工作的地点,只允许该管理员在特定IP地址上进行管理操作,如只能在机房特定终端上进行。

     ☉域管理权限:权限列表中列出了普通管理员可以完成的全部域管理操作项目,创建管理员时可以根据实际需要选中相应的管理功能即可。注意:管理员的权限不能高于其隶属的管理员的权限。

3.4 企业邮件用户分级管理功能

3.4.1 功能描述

     对于较大型的企业,特别是有分支机构的企业,邮箱用户的管理往往需要以分布的方式进行,即各部门有自己的管理员,并且这些管理员只能维护本部门的邮箱用户。

     因此需要系统提供用户分部门管理的功能。具体功能包括:

     ☉定义部门结构

     ☉给管理员分配部门管理权限

     ☉在部门结构中维护邮箱用户

3.4.2 功能说明

     1)定义部门结构:

     所谓定义部门结构就是超级管理员根据企业的需要建立一些用户的分组规则,这些用户组将作为用户分级管理的单元,我们将这些组称作“部门”。

l         具有“分部门管理”权限的管理员具有定义部门结构的权限。

l         管理员可以进行创建、修改名称、删除部门等操作;其中,如果该部门内还存在邮箱用户或部门中有子部门,则不允许删除该部门。

l         每个企业具有一个默认部门。

l         部门的结构只支持二级结构,即部门允许创建其子部门,但子部门不能再有嵌套的部门。

     2)部门用户的管理权限:

     每个部门有一个或多个管理员,管理员是在域管理员管理中创建的,在创建部门时将部门管理权限赋予域管理员,这些管理员进入用户管理界面后,只能看到自己可以管理的部门及用户。一个部门可以有多个管理员,一个管理员也可以管理多个部门。

l         超级管理员始终具有对所有部门及部门邮箱管理的权限。

l         普通管理员有且仅有对所属部门内的用户增、删、改、查的权限,不能管理其他部门内的成员(包括查看)。

l         超级管理员定义普通管理员后,为普通管理员管理员分配可管理的部门。

l         普通管理员登录成功后首先显示可管理的部门列表,点击列表名称后显示该部门内所有用户的列表,同时可以开始进行用户管理工作。

     3)部门内的用户管理:

     对部门有权限的管理员能且只能在该部门内执行用户邮箱的增、删、改、查工作。

3.4.3 使用说明

一般使用流程说明: 

l         分部门管理

点击功能菜单中的“分部门管理”,出现部门的列表,“隶属”一栏表示此部门的隶属关系,即此部门是某部门的子部门。如果“隶属”栏目为空,则表示该部门是一级部门,不属于其他部门。在一级部门下通过点击“添加子部门”按钮可以创建该部门的子部门,或者点击列表右下方的“添加部门”按钮可以创建一级部门。下图是“分部门管理”功能中的部门列表显示界面。 

  通过点击“添加部门”或“添加子部门”按钮可以进入部门创建界面,如下:  

     ☉部门修改

     点击部门名称的连接,可以进入修改界面,允许修改名称、描述和部门管理员。

     如果需要修改部门的管理员可以从部门管理中修改。如果交换两个管理员所管理的部门,需要对两个部门都有管理权限且对两个管理员有管理权限的域管理员进行。

     ☉部门删除

     首先探测该部门内是否有用户或是否有子部门,如果有则提示首先删除用户或子部门,否则选择确定后删除完毕。

3.5 业务邮件跟踪管理

     通过业务邮件跟踪管理,企业负责人能够直接看到所管辖员工的业务往来邮件,可以对域内特定的邮箱进行收发信的跟踪复制,从被跟踪邮箱发出的邮件或发往被跟踪邮箱的邮件都能被复制到指定邮箱中。

域管理员点击〈业务邮件跟踪管理〉,页面右侧显示如下图所示用户管理界面,在此操作界面中,管理员可以完成对用户跟踪规则的各种管理功能,其中包括:

     ☉创建新的邮件用户跟踪规则。

     ☉删除已经存在的邮件用户跟踪规则。

     ☉修改邮件跟踪规则。

3.5.1 业务邮件跟踪管理

     管理界面中首先显示的是已有用户的列表,如果是初次使用系统,则列表内容为空。

     1、通过点击〈上一页〉、〈下一页〉按钮,可以实现翻页,或输入页数,直接跳转到特定页

     2、通过点击列表上方的列名,可实现按该列内容对列表进行排序

     3、通过点击列表信息前方的多选按钮,或点击页面下方的“全部选中”,选择部分或全部用户,再执行相应操作。

3.5.2 创建“业务邮件跟踪规则”

点击列表下方的〈添加〉按钮,可进入添加跟踪管理邮箱用户程序。 

     说明:

     被复制邮箱:被设置业务跟踪的邮箱

     跟踪接收邮箱:被设置业务跟踪的邮箱的邮件复制发往的邮箱

     ☉复制对象:输入需要业务跟踪的被复制邮箱

     ☉邮件复制到:被复制邮箱的收发的邮件被复制到指定跟踪接收邮箱中

     ☉复制发送的邮件:只复制被业务跟踪的邮箱发送的邮件

     ☉复制接收的邮件:只复制被业务跟踪的邮箱收到的邮件

     可同时选择复制发送和接收的邮件。

     ☉复制全部邮件:全部邮件都被复制到指定跟踪接收邮箱

     ☉复制过滤邮件:只复制符合所设的过滤条件的邮件到指定跟踪接收邮箱

     ☉收件人包含文字:包含输入文字的邮箱地址的邮件将被复制

     ☉主题包含文字:包含输入文字的主题的邮件将被复制

     填写完毕后,点确定按钮,就设置好了对一个邮箱帐户的业务跟踪设置。

3.5.3 修改邮件跟踪复制规则

     <图一>中,点击要修改的复制对象名称,进入<图二>的操作界面,显示已有的规则内容。管理员可以查询和按照需要修改该用户的业务跟踪设置。

3.5.4 删除规则

     在用户列表中选中要删除的用户,点击用户列表下方的〈删除〉按钮,针对该用户帐号设置的业务跟踪将取消。

3.5.5 功能使用说明

l         跟踪接收邮箱不能设置自动回复;

l         认清哪些是跟踪复制的邮件,不要用跟踪接收邮箱给发信人回复。

l         新建复制规则需要遵循以下原则:

ü         新建一条复制规则,必须输入复制邮箱和被复制邮箱;

ü         输入的邮箱只能是用户名,如果输入的邮箱名含有@,则不能添加复制规则;

ü         可以多选<复制发送的邮件><复制接收的邮件>,但必须选中其一,否则不能添加复制规则;

ü         <复制全部邮件><复制过滤邮件>只能选择其一,当选中<复制全部邮件>时,无论设置什么邮件过滤条件,这些过滤条件都无效;

ü         当选中<复制过滤邮件>,可以按照邮件收件人或者主题包含的文字设置过滤条件,二者可以复选;

ü         当选中<复制过滤邮件>,但没有设置任何邮件过滤条件,则不能添加复制规则。

l         本项功能中设置的跟踪接收邮箱不应设置自动回复功能。

l         邮件的复制,仅限于本域的邮箱地址

l         被复制邮箱和跟踪接收邮箱,必须是已经存在的邮箱,对于相同的跟踪接收邮箱和被复制邮箱间,只能存在一条复制规则。

l         当跟踪接收邮箱空间超容,系统自动发送邮件超容警告信,并丢弃发往跟踪接收邮箱的信件

l         复制邮件的过滤条件,可以按收件人地址、邮件主题包含的文字进行设置,每种条件可以包括多个字段,各个字段按照逗号进行分隔

l         收件人内容不做处理

l         对于管理员信箱admin@domainname发往本域的邮件,都不需要进行复制

l         对发往邮件列表的信,即xxx.ist这样的用户不进行复制

l         用一个跟踪接收邮箱跟踪多个邮箱,两个以上被跟踪邮箱收到同一封来信,跟踪接收邮箱只收到一封复制信件。 

3.6 邮件用户高级管理

     管理员可以对用户邮箱进行高级管理,其中包括邮件检测功能和查看用户地址簿功能。

3.6.1 信件检测

     1、选择“邮件用户高级管理”

     2、在“用户名”文本框中输入邮件用户名称,然后选择〈信件监测〉按钮

     3、察看“文件夹名称”对应的“信件数”

4、邮件用户高级管理中的用户必须是管理员有权管理的部门中的用户。 

     选择每个文件夹对应的〈查看〉按钮,浏览该文件夹中每封邮件的“主题”、“发件人”、“收件人”、“状态”等信息。

3.6.2 察看地址簿

     1、选择“邮件用户高级管理”

     2、在“用户名”文本框中输入邮箱名称,然后选择〈查看地址簿〉按钮

     3、查看“团体地址簿”、“个人地址簿”。

如果团体地址簿和个人地址簿没有建立,则地址簿显示为空,如下图所示:

 

     点击"完成",回到主界面。这样就可以收发电子邮件了。

3.7 域邮件列表管理

     点击“域邮件列表功能”,页面左侧显示已有邮件列表,在此界面中可以完成邮件列表的添加、修改、删除等功能。 

3.7.1 添加域邮件列表

在“邮件列表名称” 文本框中输入新的邮件列表名称,点击<添加新列表>按钮,出现如下图所示页面。在“地址”文本框中输入邮箱地址,选择〈添加新列表〉按钮:

     列表中的邮件地址,必须为本域的合法邮箱地址,且信箱总数不能超过300个。

3.7.2 修改域邮件列表

     在“邮件列表名称”列找到要修改的列表,然后选择〈修改列表〉按钮,之后可编辑该列表内成员的邮件地址。

     邮件列表的名称不能修改。

3.7.3 删除域邮件列表

     在“邮件列表名称”列找到要删除的列表,然后选择〈删除列表〉按钮,则该列表被删除。

     注意,此操作执行后不可恢复。

3.8 域垃圾邮件拒收策略

     通过使用域垃圾邮件拒收策略,可以实现垃圾邮件过滤功能。

     ◆目前系统提供的拒收方式包括:

     ☉按用户地址拒收

     ☉按域名拒收

     ☉按邮件大小拒收

     三种过滤策略可以分别选择设定。

     ◆如果收到垃圾邮件,可按下列方式处理:

     ☉将邮件转发至特定邮箱

     ☉直接删除邮件

     在“转发”后上面的文本框中输入转发到指定邮箱,下面的的文本框中输入相应的邮件地址、域名或邮件大小,系统如收到符合过滤规则的邮件后自动进行转发。

     在“删除”的文本框中输入相应的邮件地址、域名或邮件大小。系统如收到符合过滤规则的邮件则进行自动删除。

     邮件地址和域名其间用“,”隔开。

     具体操作界面如下图所示。 

3.9 域页面个性化管理

     选择功能“域页面个性化管理”

     按照页面提示的大小,准备两个要上传的logobanner图片。

     上传自定义的logo图片: 选择logo<自定义>按钮,弹出浏览图片窗口,使用浏览选定图片,点击<上传>将图片上传。

     恢复默认的logo图片: 选择logo<系统缺省>按钮,将logo图片恢复为系统提供的缺省图片。

     上传自定义的banner图片: 选择banner<自定义>按钮,弹出浏览图片窗口,使用浏览选定图片,点击<上传>将图片上传。

 

     恢复默认的banner图片: 选择banner<系统缺省>按钮,将banner图片恢复为系统提供的缺省图片。

     修改用户的footer文件: 系统默认时,用户有一个系统的footer,在输入框内重新填写企业的footer,点击<修改签名>提交。

     关闭footer 当不打算使用footer功能时,点击<删除签名>提交。

     补充说明:该功能中的操作提交以后,要重新选择“域页面个性化管理”功能,就可看到修改后的变化。

3.10 域欢迎信管理

     选择功能“管理域欢迎信”

     选择“启用欢迎信”,并输入主题和内容。点击<预览>可以查看欢迎信,点击<提交>开启欢迎信功能,并新建一封欢迎信。

3.11 域公告管理

     填写域公告的主题,选择发送的优先级别,填写域公告的内容,点击<发送>,公告将以邮件的方式发送给域内选定部门中的所属纳税企业或列表中的纳税企业。收件人可以通过两种方式确定:1)选择“按上传列表发送”,即以文本文件的格式上传一个接收信箱列表,文本文件中每行一个信箱名称(不带@后面的域名),每次最多不超过1000个,然后“浏览”将列表文件上传到服务器即可。2)选择“按选定范围发送”,即选择管理员可以管理的全部或部分部门作为发送域公告的范围,点击“选定发送范围”,弹出部门选择列表,可以勾选需接收域公告的部门后确定即可。

3.12 域信息管理

     管理员点击“域信息管理”功能项,可查看本企业邮局的整体信息,界面如下图所示,其中包括:

     ☉企业邮局基本信息——邮局空间、用户总数、注册时间等信息

     ☉注册企业基本信息——企业的基本资料及联系方式等

 

 

3.13 查看域日志

     点击〈查看域日志〉功能,可查看系统记录的商务邮局操作情况。 

3.14 批量任务管理查看

     点击〈批量任务管理〉功能,可查看批量任务的处理情况。 

 

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